استفاده از روش 10 دلاری برای تقسیم بندی زمان

مهندسین staff+ اغلب بسیاری از بخش های قابل جابجایی را دستکاری می کنند که پیدا کردن زمان برای رسیدگی به همه آنها می تواند کاری دشوار باشد. در چنین حالتی چگونه می توانید مدیریت زمان بهتری را در برنامه خود داشته باشید؟!

برقراری تعادل بین کار فنی با مسئولیت های رهبری می تواند مانند درگیری با اولویت های متعدد با ریسک بالا باشد. روش 10 دلاری یک چارچوب عملی است که من برای اولویت بندی وظایف و ارتباط موثر سرمایه گذاری های زمانی استفاده کردم. این رویکرد به مهندسین staff+ کمک می کند تا تصمیمات آگاهانه ای در مورد تقسیم بندی زمان خود بگیرند و تأثیر خود را در سازمان های خود به حداکثر برسانند. 

روش 10 دلاری چیست؟

روش 10 دلاری ابزاری قدرتمند برای مدیریت زمان و انرژی شماست. تصور کنید 10 دلار برای "صرف" کردن در وظایف و پروژه های مختلف دارید. این بودجه نشان دهنده کل فضایی است که برای فعالیت کردن دارید و شما را مجبور می کند که با نگاهی منتقدانه در مورد جایی که نیاز به تلاش بیشتر شما دارد، وقت بذارید و فکر کنید.

هدف این است که 10 دلار‌تان را بر اساس اهمیت و ارزش اولویت ها بین خود و تیم‌تان  توزیع کنید. 

چگونه شروع کنیم

مرحله 1: لیست و دسته بندی وظایف

با ایجاد یک سند و لیست کردن تمام وظایف و پروژه ها شروع کنید. آنها را به دسته های منطقی مانند کار فردی، مربیگری و آموزش ، برنامه ریزی استراتژیک، ریتم عملیاتی، یادگیری و توسعه و تعامل با مشتری گروه بندی کنید. این دسته بندی به شما کمک می کند تا به یک تصویر ذهنی تر از جایی که زمانتان باید بیشتر صرف شود و مواردی که نیاز به تمرکز بیشتری دارند، برسید .

مرحله 2: بودجه 10 دلاری را اختصاص دهید

حالا به قسمت مهم کار رسیدیم. 10 دلار خود را بین وظایف الویت بندی شده، توزیع کنید. به عنوان مثال؛ ممکن است 4 دلار به یک پروژه مهم (کار فردی)، 3 دلار به فعالیت های رهبری تیم (مربیگری و آموزش)، 2 دلار به بهبود فرآیند (ریتم عملیاتی) و 1 دلار به توسعه شخصی (یادگیری یا افزایش مهارت) اختصاص دهید. نکته کلیدی این است که در مورد اهمیت و ارزش هر دسته با خودتان صادق باشید.

این فرآیندِ بوجه بندی، شما را مجبور می کند تا کاراتان را اولویت بندی کرده و تصمیمات آگاهانه ای در مورد زمان خود بگیرید. در مورد نحوه توزیع پولتان استراتژیک عمل کنید. اگر متوجه شدید که کمتر از 0.50 دلار برای یک کار اختصاص داده اید، باید درمورد ارزش واقعی آن از خود سوال بپرسید، احتمالا نشانه ای از تعهد بیش از حد شما به موارد کم ارزش باشد که می‌توان آنهارا حذف کرد، اما به انجام آن اصرار میورزید. 

مشغول کردن خود در وظایفِ بیش از حد، می تواند تلاش و تمرکز شما را کاهش دهد. تشخیص اینکه چه زمانی وظایف را به تعویق بیندازید یا به دیگران واگذار کنید، نه تنها به حفظ تمرکزتان کمک می کند بلکه محیطی برای رشد تیم شما نیز فراهم می کند. با تکیه بر توانایی دیگران برای انجام  برخی وظایف، شما به پیشرفت شغلی آنها نیز کمک کرده و یک تیم انعطاف پذیرتر و توانمندتر ایجاد می کنید.

مرحله 3: بررسی و بحث در مورد هزینه‌ها

در مورد برنامه 10 دلاری خود با مدیر یا هم تیمی‌های خود صحبت کنید و در مورد دیدگاه های مختلف و اهمیت وظایف گفتگو کنید. ممکن است که شما مساله مهمی را در نظر گرفته باشید که به چشم دیگران نیامده. چنین موردی می‌تواند منجر به تاثیر گذاری بیشتر شما در سازمان و عمیق‌تر شدن مکالمه‌‌ با همکارانتان‌ گردد. 

در مکالمات با مدیران، احتمالا مدیر بر هماهنگی استراتژیک تمرکز کند و در پی رسیدن به اطمینان از این بابت باشد که بودجه بندی شما از اهداف سازمانی پشتیبانی می کند، در حالی که بحث با افراد تیمتان می تواند دیدگاه ها و بینش های مختلفی را در مورد اولویت های آنها نشان دهد که به شما این فرصت را می دهد تا کار خود را با آنچه برای سازمان شما مهم است بهتر هماهنگ کنید.

به توافق رسیدن در مورد سرمایه گذاری به هماهنگی اولویت های تیم کمک می کند و باعث اطمینان از اینکه همه در یک راستا هستند می شود. همچنین این مساله به تیم شما در مورد حوزه های مورد توجه‌تان شفافیت می دهد و درک تعهدات شما را برای آنها آسان تر می کند. این شفافیت می تواند اعتماد و هماهنگی را در تیم افزایش دهد، زیرا همه می دانند که تلاش های‌ شما در کدام قسمت کار متمرکز شده و چگونه به اهداف جمعی همه کمک می کنند.

بررسی های سه ماهه و ماهانه

هر سه ماه یکبار مجددا تقسیم بندی های خود ارزیابی کرده و آنها را به صورت ماهانه بررسی نمایید. بررسی های ماهانه به عنوان راهنما برای پیگیری و منطبق سازی مجدد با هرگونه تغییر در اولویت ها و حفظ انعطاف پذیری در برنامه شما عمل می کنند. بررسی های سه ماهه دیدگاه گسترده تری به شما می دهند و به طور کلی، هماهنگی اقدامات شما با اهداف بلند مدت و استراتژیک را ارزیابی می کنند. البته باید بطور خاص مراقب باشید که در جزئیات عملیاتی گرفتار نشوید. بسیار مهم است که تعادل را برقرار کرده و اطمینان حاصل کنید که زمان و منابع خود را به پروژه های بلند مدت و با تأثیر بالا که با اهداف استراتژیک تان هماهنگ است اختصاص می دهید.

هنگام انجام اصلاحات و تنظیمات، تخصیص های قبلی را پاک نکنید؛ در عوض آنهارا جایی ثبت کنید. این اقدام، تاریخچه فعالیت شما را حفظ می کند و یک سند واضح و روشن از چگونگی تغییر اولویت هایتان در طول زمان را فراهم می کند. این مورد می تواند بینش ارزشمندی برای تصمیمات آینده به شما ارائه دهد و شما را قادر سازد که الگوها را شناسایی کرده، تاثیر تنظیمات گذشته را درک کنید و انتخاب های آگاهانه تری در آینده داشته باشید.

به یاد داشته باشید، تمرین برنامه تنظیم بودجه با ارزش ترین بخش است. این امری نیازمند فکر کردن به این است که برای موفقیت تیم و پروژه های خود چه کاری باید انجام دهید و اینکه چگونه بین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت تعادل برقرار کنید. حتی اگر بلافاصله بر اساس نتایج فکریتان عمل نکنید، برنامه ریزی کردن می تواند وضوح و شفافیت مسیر را فراهم کند.

ارائه تعریف از نتایج ملموس

سعی کنید برای هر کار یا پروژه ،نتایج واضح و ملموس تعریف کنید. این تعریف می تواند در قالب یک سند یا کد باشد که شما قصد دارید تا پایان سه ماهه آن را ارائه دهید. اینجاست که روش 10 دلاری و تعیین هدف دست به دست یکدیگر می دهند. با اختصاص دادن یک ارزش دلاری (یا امتیاز) به هر وظیفه، اهمیت نسبی آن را برای خود مشخص می کنید. اگر متوجه شدید که نمی توانید اهدافتان را در تنظیمات 10 دلاری فعلی خود بدست آورید، احتمالا نشانن دهنده این است که نیاز به ارزیابی و توزیع مجدد هزینه‌ها دارید. 

داشتن اهداف مشخص به شما کمک می کند که تمرکزتان را حفظ کنید و خیالتان راحت باشد که می‌توانید کار‌های اولویت بندی شده را به موقع انجام دهید. از سویی،  تعریفی که قبلا از الگو کاریتان به همکارانتان ارائه داده اید تضمین می کند که حتی اگر شخصا نتوانید یک کار را به پایان برسانید، فرد دیگری می تواند بر روی آن کار کند. به عبارت دیگر، شما ابتدا مقداری از کار را انجام داده و همچنین مسیر را برای همکارانتان مشخص کرده‌اید و سپس آن را به اشتراک گذاشته و زمینه کافی را فراهم کرده‌اید تا دیگران بتوانند از جایی که شما کار را ترک کرده اید، بدون نیاز به شروع دوباره، ادامه دهند. این تداوم برای حفظ سرعت و اطمینان از این که تولیدات کل تیم بخاطر محدودیت های پیش آمده برای یک فرد متوقف نمی شود، امر مهمی است.

کلام پایانی

شخصا، روش 10 دلاری یک ابزار موثر برای سازمان دادن به زمان و تلاش من است. این رویکرد منجر به گفتگوهای قابل توجهی با تیم و مدیران من شده و تلاش های ما را در جهت اهداف مشترک هماهنگ می کند. بسیاری از همکاران من نیز این استراتژی را پذیرفته اند و آن را مفید می دانند. این یک راه ساده اما تاثیرگذار برای اطمینان از تمرکز روی مسائلی که واقعا مهم هستند و بهترین استفاده ممکن از زمان است.

این رویکرد نه تنها بهره وری شما را افزایش می دهد، بلکه از رشد حرفه ای اعضای تیم شما با ارائه فرصت برا همگی اعضا پشتیبانی می کند. در نهایت، به مدیران کمک می کند که تمرکز خود را حفظ کنند، از فرسودگی شغلی اجتناب کنند و نتایج موثری در سازمان خود ایجاد کنند.